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Les 6 points clés pour organiser son événement avant la rentrée

C’est bientôt les vacances d’été ! Et pour partir l’esprit tranquille et profiter de vos vacances, rien de mieux que de préparer votre prochain événement avant la rentrée.

Organisez votre événement maintenant pour commencer l’année dans les meilleures conditions et sans pression ! Vous gagnerez du temps à organiser votre événement dès maintenant et reviendrez en septembre pour finaliser le déroulé de l’événement.

Alors n’attendez plus ! Préparez votre séminaire, conférence, workshop, convention, plénière, journée de formation, … dès aujourd’hui et partez en vacances paisiblement.

Découvrez les 6 points clés pour organiser votre événement de rentrée de manière optimale.

1) L’analyse des événements passés

Avant de se lancer dans la réalisation de votre prochain événement il est primordial, en tant qu’organisateur, de reprendre les feedbacks de la dernière opération réalisée : qu’en ont pensé vos invités et partenaires, vos prestataires et votre équipe ?

Vous pouvez donc vous poser ces quelques questions :
– Est-ce que les participants étaient satisfaits ?
– Ont-ils l’intention de revenir ?
– Mes partenaires sont-ils satisfaits du déroulé de l’événement ?
– Suis-je content(e) du travail réalisé par mon (mes) prestataire(s) ?
– Vais-je retravailler avec eux ?
– D’un point de vue organisation, ai-je géré les imprévus ?
– Y-avait-il beaucoup d’éléments inattendus ?
– Avons-nous rencontré des problèmes ? Si oui lesquels et comment les avons-nous résolus ?

N’hésitez pas à vous poser toutes les questions qui vous permettront ensuite d’optimiser au maximum vos choix et de ce fait la réalisation de votre futur événement.

Suite à l’analyse de votre ou vos événement(s) passé(s), vous pourrez organiser votre futur événement de manière plus sereine.

2) Rassembler votre équipe

A l’approche des vacances, vos collaborateurs ont déjà la tête dans la préparation des bagages. Alors pour garder une bonne dynamique de travail sur votre projet, pensez à motiver votre équipe.

environnement positifCréez un environnement positif pour que la créativité de votre équipe soit libérée

 

Afin de travailler sur les objectifs de votre prochain événement avec votre équipe (si bien entendu vous n’êtes pas seul(e) pour sa réalisation), n’hésitez pas à réserver un créneau ou une période de quelques jours afin de préparer ensemble votre évènement.

Si cela est possible en matière d’organisation, proposez à vos collaborateurs un brainstorming dans un lieu en dehors de votre lieu de travail. Pour ce faire, choisissez un lieu calme où il sera possible de réfléchir et d’échanger. Favorisez un lieu original qui permettra de libérer la créativité de chacun et de favoriser l’émulation collective.

Pour que votre team soit proactive et propose des idées, proposez de définir en plus des objectifs de l’événement, les possibles critères qui feront le succès de votre événement.

 

Quels sont les facteurs clés de succès qui feront que notre événement soit un exploit ?

 

Durant ce brainstorming, l’objectif est aussi de définir un rétro planning avec votre équipe afin de contrôler l’avancée de votre projet et valider toutes les étapes de sa réalisation au fur et à mesure.

La réussite d’un événement passe avant tout par une organisation claire et définie.

3) Optimiser son budget

La définition de votre budget est l’un des éléments primordiaux de l’organisation mais aussi la réalisation de votre événement. Il doit être défini lors des premières réunions faites avec votre équipe.

Cependant il est primordial de savoir comment optimiser son budget. Avant toute chose analysez les budgets précédemment alloués à vos événements. 

Il est important de mettre en exergue différents points :

  • Sur les différents événements réalisés, avez-vous dépassé votre budget ?
  • Le dépassement est-il important ?
  • Est-ce systématique à tous les événements ?
  • Quel est le différentiel entre vos prévisions et le réalisé ?

Bon nombre de données peuvent être analysées pour montrer la cohérence entre vos actions réalisées avec le budget utilisé.

Gardez en tête qu’il est préférable d’établir une analyse récurrente pour étudier votre budget et connaître votre marge de manœuvre en terme de dépassement de celui-ci. 

4) Choix de la date et du lieu

Le choix du lieu est une étape clé dans l’organisation de votre événement de rentrée.
Parce que votre événement se doit d’être impactant auprès de vos collaborateurs, recherchez un endroit à la fois fonctionnel et original.

Il existe de nombreux lieux à thème dans la ville de Montpellier. Faites votre choix !

Bien entendu il est inutile de vous rappeler à quel point la capacité d’accueil est un des critères à vérifier immédiatement. Plus vous organiserez votre événement tôt, plus vous aurez un choix large en terme de disponibilité. C’est pour cela que préparer son événement avant les vacances d’été vous permet d’être moins stressé à la rentrée.

Vous le savez que trop, la date et le lieu sont LES deux éléments qui vont définir votre événement. En choisissant ces deux critères en amont vous permettra d’élaborer votre futur événement dans les meilleures conditions.

Pour toujours gagner en productivité dans la réalisation de votre événement, il est préférable de vous créer un rétro planning.

Le tout est de trouver la solution qui vous permettra de respecter vos jalons et de toujours être au fait des étapes passées, en cours et futures. Ce type d’organisation vous permettra de toujours avoir à l’esprit les actions à mettre en place au fur et à mesure de l’élaboration de votre événement.

De plus faites attention de bien vérifier la connectivité du lieu choisi. En effet ce critère a de l’importance puisqu’il est nécessaire que votre lieu d’accueil propose une capacité suffisante.

Cela a du sens, car un réseau performant garantit la bonne gestion des échanges lors d’un événement et de toute la partie technique mise en place, notamment si vous souhaitez digitaliser votre évènement.

Chez Numevent c’est une priorité ! Numevent est Orange Partner : nous avons mis en place un partenariat avec l’acteur historique sur le territoire national Orange Event Solutions (OES) qui peut vous proposer un audit gratuit de connectivité pour vérifier celle-ci sur le lieu de votre évènement. 

5) Choisir le type d’événement

Suite au brainstorming et aux différentes réunions faites avec votre équipe pour peaufiner le choix de l’événement ; vous savez maintenant quel type d’événement vous pouvez organiser avec votre enveloppe budgétaire.

Vous pouvez d’ores et déjà préparer votre événement en fonction de votre choix : séminaire, formation, conférence, …

Passé cette étape, vous pourrez commencer l’élaboration du programme de votre événement.

En parallèle, commencez à définir vos besoins en termes de prestations : traiteur, dj, animateur, conférenciers, show, animations, la technique (la régie et les matériels), les outils de gestion et/ou application évènementielle, etc.

De plus, renseignez-vous pour choisir les prestataires qui pourront vous aider à la réalisation de votre événement.

Contactez vos prestataires habituels si leurs prestations vous conviennent et faites appel aussi à votre réseau professionnel dans le cas où vous chercheriez de nouveaux contacts.

Vous avez besoin d’un coup de pouce pour réaliser votre événement ?

6) Valorisez votre événement

l'expérienceUne expérience enrichie c’est un effet wouah garanti !

 

L’ambition de tout organisateur est de faire que son événement soit réussi !

Pour cela il faut se différencier en proposant une offre de valeur à votre événement.

La finalité est bien entendu de faire que votre participant ait envie de venir et même de revenir. Dans cette optique il faut donc créer une identité à votre événement. Lui donner un nom, une image, le raconter, le communiquer, le partager sur vos réseaux sociaux (en créant un hashtag),… Plus vous valoriserez votre événement, plus son succès sera important.

 

Gardez à l’esprit qu’un événement se vit.

 

Faire vivre une véritable expérience à ses invités est devenue LE must have d’un événement.

Pour ce faire il est indispensable de proposer des animations évènementielles originales durant votre évènement.

Les animations digitales engagent vos participants durant un événement. En effet les invités prennent part aux animations, participent et vivent une expérience. Ils s’en souviendront. Il faut donc bien choisir ces animations en fonction du thème et du type de votre événement.

Toujours dans le domaine du digital, la solution de gestion évènementielle Numevent est LA plus-value de votre événement.

C’est grâce à une application de gestion évènementielle que vous pourrez organisez votre événement de manière optimale.

Mais surtout vous proposerez à vos invités de retrouver le fil rouge de votre event sur leur smartphone : programme, exposants, autres participants, etc. Vous permettrez également à vos participants d’interagir grâce à des votes/sondages, enquêtes, live feed, etc.

Quoi de plus immersif pour enrichir l’expérience de vos participants lors de votre événement ?

Notre EventApp contient de nombreuses fonctionnalités qui permettent d’engager vos invités tout au long de l’événement.

Vous l’aurez compris, préparer un événement n’est pas chose facile, il faut s’y prenne à l’avance. Et quoi de mieux que de profiter de l’été pour organiser votre prochain événement ? Vous aurez avancé votre organisation avant la rentrée et pourrez entamer le retour des vacances sans pression.

Préparer votre futur événement avec la NumTeam