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Évaluer un événement : que faut-il mesurer et quand ?

Ça y est votre événement est terminé ! Vous pouvez donc passer à la phase d’analyse ! Quoique ! Un événement se mesure tout au long de sa création, réalisation et même au lendemain. Bien entendu, en tant qu’organisateur, vous devez mesurer et quantifier l’avancée de votre événement. 

En matière d’évaluation, comprendre ce qui a fonctionné, ce qui n’a pas fonctionné et les domaines dans lesquels vous pouvez vous améliorer, est le meilleur moyen pour arriver à réaliser son événement avec succès

Organisateurs, Chefs de projet événementiel ou encore Chargé(es) de communication événementielle, découvrez les différents indicateurs qui pourront vous aider à mesurer le succès de votre événement.

Définir vos objectifs en amont

Avant de foncer tête baissée dans la réalisation de votre événement, il est primordial de définir vos objectifs en amont.
En effet, il faut savoir pourquoi vous réalisez votre événement et quels en sont les objectifs !

S’agit-il d’un événement professionnel ou grand public ?
Par exemple, les événements professionnels de type séminaire et conférence ont comme objectif de communiquer aux équipes les nouveaux challenges de l’année en cours ! Ou bien les chiffres réalisés. Mais il est aussi possible de réaliser des événements moins formels de type : soirées ou team building.

 

De ce fait, une multitude de critères à évaluer peuvent être définis suivant la nature et la finalité de votre événement :

  • Invitations et inscriptions
  • Fréquentation
  • Participation
  • Sentiment et expérience
  • Interactions
  • Engagement

Et bien d’autres…

 

Vous pourrez mesurer facilement l’efficacité de la vie de votre événement si vous définissez vos objectifs et critères d’évaluation avant même d’entamer tout processus.

Le digital, une aide pour mesurer son événement

Inutile de vous rappeler à quel point une solution de gestion événementielle s’avère précieuse aux yeux des organisateurs tant d’un point de vue gestion de l’événement de A à Z mais aussi pour recueillir un maximum d’informations pendant le déroulé de l’événement.

 

Rappelons que chaque participant retrouvera le fil conducteur de votre événement sur son smartphone mais peut aussi directement interagir avec les autres à l’aide d’un chat dédié !

Vous, organisateurs, serez « modérateurs » de l’événement et pourrez retrouver toutes les données relatives à votre événement dans votre interface.

C’est évidemment un gain de temps pour vous que de retrouver toutes ces informations au même endroit et pouvoir mesurer au fur et à mesure l’impact de votre événement.

 

Voyons maintenant quels peuvent être les indicateurs à analyser durant votre événement …

Quelques indicateurs mesurables

·       Invitations et inscriptions 

La première étape à la bonne réalisation de votre événement est l’envoi d’un email d’invitation à tous vos participants. Pour que vous puissiez suivre les réponses de ces derniers, il est préférable d’utiliser un formulaire automatisé mais évidemment, personnalisé aux noms et prénoms des participants lors de la réception. 

En envoyant vos invitations à partir d’une plateforme automatique, vous pourrez observer plusieurs indicateurs et ratios sur la base du nombre total d’emails envoyés. A la suite de ce premier envoi, mesurez-le en observant : le nombre d’emails délivrés, le taux d’ouvertures, le taux de clics, de désabonnements, le nombre total d’ouvertures, les principaux liens cliqués, …Si un de vos principaux liens cliquables est redirigé vers l’inscription à l’événement, il sera nécessaire de vérifier combien de personnes ont rempli les champs indiqués pour s’inscrire. En fonction du ratio mesuré, peut-être faudra-t-il envoyer un mail de relance aux participants n’ayant pas encore répondu !

·       Lors de l’événement 

Plusieurs indicateurs peuvent être mesurés le jour j ! Dans un premier temps, le check-in. Vous pourrez vérifier en temps réel, le nombre de personnes arrivées par rapport au nombre total d’inscrits. De plus, il est possible d’analyser le nombre de sessions connectées le jour j. C’est-à-dire, le nombre de participants qui sont ou ont été actifs durant l’événement. Puis, durant le déroulé du programme, il est aussi possible de mesurer la participation de vos invités. Est-ce que vos invités interagissent avec les conférenciers pendant les sessions ? Sont-ils engagés ? Participent-ils ? … une multitude d’indicateurs à suivre pour vous rendre compte des interactions de vos invités pendant toute la vie de l’événement. 

L’interaction peut aussi se mesurer en fonction des échanges entre les participants ! Grâce à ce que l’on appelle le « participants/social network », ce module permet de se rendre compte du nombre de conversations échangées entre les participants sur le chat interactif. Cependant il est plus largement utilisé durant les événements professionnels qui permettent le réseautage. C’est un faiseur de rencontres voire d’opportunités professionnelles !

Évaluer l’engagement des participants durant votre événement

 

Pensez aussi à mesurer l’engagement de vos participants sur les réseaux sociaux. En définissant une stratégie « social media » autour de votre événement avec un hashtag dédié, des articles ou des visuels ; vous créez de l’interaction ! Et vous rendez accessible ces contenus à votre public et communauté d’internautes. Vous pourrez analyser : avant, pendant mais aussi après l’événement toutes les données de médias sociaux. Vous aurez une visibilité sur les préférences de likes et partages de vos participants.

·       A la clôture de l’événement et au lendemain

D’autres outils peuvent aider à analyser l’engagement et la satisfaction de vos participants à votre événement.

En voici quelques-uns :

  • Questionnaires
  • Votes
  • Sondages
  • Enquêtes

Ils vous permettront de recueillir les avis de vos participants sur les sujets que vous aurez préalablement choisis. Vous êtes libre de choisir les questions que vous souhaitez poser et même varier les possibilités de réponse. Une liste déroulante, des smileys, des étoiles, un choix multiple ou bien un témoignage… Vous avez l’embarras du choix pour faciliter les réponses de vos participants et rendre ça ludique.Ainsi vous pourrez évaluer le taux de satisfaction des invités durant votre événement.

Après avoir observé et analysé tous ces statistiques durant le déroulé de votre événement, vous pourrez mesurer votre retour sur investissement (ROI) et réellement vous rendre compte de l’impact de votre événement et son succès.

Retrouvez tous ces indicateurs de performance sur notre EventApp

Oui, avec l’application web et mobile Numevent vous aurez accès à la gestion de votre événement mais aussi à toutes les données et statistiques qui pourront vous aider à évaluer votre événement !

Vous cherchez un outil performant pour évaluer votre événement ?